Optymalizacja kosztów w usługach cyfrowych – zarządzanie w czasach kryzysu.

Choć czasy się zmieniają, tak nic nie wpływa „lepiej” na gospodarkę, niż wszelkiego typu kryzysy czy utrudnienia ze strony rządu. Polacy to naród o dość specyficznym podejściu, który w trudnych czasach potrafi wykazać się nie tylko jednością, ale umiejętnością kombinowania i szukania rozwiązań, które najlepiej sprawdzą się w danej sytuacji. O ile rynek IT w Polsce jest uboższy, niż zagranicą, o tyle z powodu naszej mentalności i sposobu działania jesteśmy jednym z najbardziej poszukiwanych pracowników i współpracowników jako ekspertów w różnych dziedzinach. Przez to „zacofanie” naszego rynku, bardzo często szukamy rozwiązań, o jakich na zachodzie nie pomyśleliby przez długie lata.

Wykazujemy to w minimalizacji czasu pracy, jak również minimalizacji kosztów, a nawet we wtórnym wykorzystaniu elementów, za które już raz zapłaciliśmy. Dobrym przykładem jest inwestowanie w infrastrukturę cyfrową, czy to w postaci serwerów, czy różnego rodzaju stron internetowych.

Przez pandemię wiele firm dopiero zauważyła zalety pracy zdalnej, zarówno dzięki zmniejszeniu części kosztów stałych, m. in. rachunków biurowych, jak i temu, iż wiele prac można wykonać w domu, bez potrzeby tracenia czasu na dojazdy i stania w korkach. Spowodowało to jednocześnie zwiększenie świadomości technologicznej, gdyż zapotrzebowanie na nią uległo zwiększeniu z powodu tego, że pracownicy nie są w firmie, a w domach. Taka oszczędność na inwestowaniu firm we własną sieć i szukania „najtańszego rozwiązania” okazała się w wielu przypadkach błędna.

Dobrym przykładem jest właśnie zapotrzebowanie na usługi hostingowe. Przed całą sytuacją z wirusem, firmy szukały najtańszego serwera, by wszystko działało. Wiele z usług „z lenistwa” zlecane było podwykonawczym, czy to w celach marketingowych, czy nawet w prowadzeniu firmowej strony internetowej.

Tu prym zawsze miały usługi, na których nie odczuwałoby się uszczerbku w portfelu firmowym. „Posiadamy tylko 1 stronę, po co mamy wydawać więcej?” jest dość powszechnym sposobem myślenia… a raczej był.

Przez nagłe zapotrzebowanie na regularny kontakt nie tylko z klientem, ale przede wszystkim z własnymi pracownikami oraz na zdalne zarządzanie nimi, po początkowym chaosie firmy zrozumiały, że już od wielu lat istnieją odpowiednie narzędzia do tego celu; choć wymagają one bardzo często środków finansowych, przed wydawaniem których działalności się wzbraniają – jak zawsze.

Ilość informacji, jaka przepływa w niedużych firmach, uległa znacznemu zwiększeniu. Maile z prostymi informacjami płyną szerokim strumieniem, a serwery, jak się okazuje, nie mają wystarczającej pojemności dyskowej, a nawet mocy. Wielokrotnie firmy próbują korzystać z rozwiązań takich, jak Discord, Skype, czy nawet portale społecznościowe, ale nie wszystkie informacje mogą być przekazywane w sposób jawny.

Przez mentalność sztucznego oszczędzania okazuje się, że teraz trzeba wydawać wielokrotnie więcej, niż jest to potrzebne. Trudno jest dostrzegać możliwości optymalizacji kosztów, kiedy ciągle patrzy się na samą cenę, a nie to co się w niej zawiera, oraz ile zaoszczędzimy mając np. szerszy zakres funkcji. Tutaj często argumenty działów technicznych przez wiele lat były ignorowane i traktowane jako zbędna informacja lub „męczenie przez pracowników”, tak teraz tylko firmy, gdzie wiedza pracownika jest traktowana poważnie, w dużym stopniu dostosowały się do panującej sytuacji.

Nie czekają, aż minie kryzys, który nie wiadomo, na jak długo się zadomowił.

Firmy te bardzo często muszą przeprowadzić migrację danych ze słabszych maszyn bądź serwerów. Coś na wzór przeprowadzki https://przeprowadzkiwarszawa.net/ , z tą różnicą, że przenoszone są pliki. Cały proces powinien być zorganizowany i zaplanowany tak samo, jak przy zwykłej przeprowadzce, gdyż robienie tego na wariata zwyczajnie stworzy bałagan, który trzeba sprzątać przez wiele dni.

Pomimo nagłego wydawania więcej i często przerzucania budżetu z innych działów lub np. ze spotkań biznesowych, ten wydatek sam w sobie jest koniecznością, by zaadaptować się do zmian na rynku. Nie można, jak większość firm, „czekać na lepsze jutro” i zaniechać samorozwoju, bo może się zwyczajnie skończyć tym, że przyjdzie konieczność zamknięcia firmy – bo się nie doczekamy.

Nawet duże sklepy obuwnicze zrozumiały, że rola internetu jest zbyt ważna, by podejść do niej „przy okazji”. Ilość zamówień przez sklepy internetowe zwiększyła się diametralnie. W pewnym momencie sklepy internetowe „padały” z powodu zbyt słabych serwerów, a inwestując nie wiele więcej, w ciągu kilku dni zaczęły działać nagle lepiej, szybciej oraz wydajniej.

Zadziwiające jest, że wiele firm dostarczających produkty cyfrowe (również IT), zaniechało wszelkich działań rozwojowych, kiedy nie tylko sklepy obuwnicze, ale nawet proste strony z rękodziełem zaczęły się pojawiać i sprzedawać swoje produkty, które są nie tylko fizyczne, ale również muszą dotrzeć do klienta. Dlatego ich potencjalny spadek obrotów jest nie tyle wynikiem braku popytu, co zmiany jego kanalizowania. Wiele firm potrzebujących materiałów promocyjnych nie tylko szuka w wyszukiwarce internetowej, ale zwraca też uwagę na aktywność danego oferenta.

W końcu jedną z zasad biznesu jest wykorzystywanie nieobecności konkurencji, by zdobywać rynek.

Stąd cały proces optymalizacji kosztów można przeprowadzić na wielu płaszczyznach, ale zawsze trzeba liczyć się, że nie wydamy mniej, ale więcej. Ważne jest, co uzyskamy w zamian.